- хранение утвержденных экземпляров ежегодной номенклатуры дел нотариусов, описей постоянного и временного хранения, актов о выделении дел нотариусов для уничтожения, актов об уничтожении неиспользованных нотариусами реестров для регистрации нотариальных действий, книг и журналов;
- организация и обеспечение сохранности нотариальных документов в случаях, предусмотренных п.п.106,107 Правил нотариального делопроизводства;
- работа с архивами нотариусов;
- работа по ведению архива Московской городской нотариальной палаты;
- инструктаж работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;
- организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
- прием и регистрация поступивших на хранение документов, законченных делопроизводством;
- разработка номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления документов при их передаче в архив;
- систематизация и размещение документов, ведение их учета обеспечение их удобного и быстрого поиска;
- подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
- контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- участие в заседаниях Комиссии по делопроизводству и работе с архивами Палаты;
- работа в составе Комиссии по передаче архивов нотариусов, создаваемой приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой, в соответствии с п.100 Правил нотариального делопроизводства;
- подготовка актов приема-передачи дел на временное хранение;
- подготовка документов к выдаче;
- выполнение поручений (устных и письменных) Управляющего делами Палаты и начальника отдела делопроизводства и архива.