Вакансия № 26593854 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Суббота, 27 июля 2024 года.
Дата обновления вакансии № 26593854 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 22 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 26593854 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
-
Организационная поддержка и планирование рабочего графика руководителя:
- внесение информации в планировщик (органайзер);
- согласование с руководителем временных планов;
- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;
- информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;
- предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий.
-
Организация телефонных переговоров руководителя:
- ведение базы телефонных контактов руководителя;
- соединение руководителя с конкретными абонентами;
- подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;
-
Организация командировок руководителя:
- подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта (для 1-х лиц Компании – 4 человека);
- заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя (для первых лиц Компании – 4 человека);
- оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;
- подготовка документов к поездке руководителя;
- проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта;
- обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.
-
Организация работы с посетителями в приемной руководителя:
- организация приема деловых партнеров в офисе;
- организация обслуживания руководителя и его деловых партнеров в офисе.
-
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
- подготовка повестки дня мероприятия;
- оформление списка участников мероприятия;
- информирование участников о намечающемся мероприятии и условиях участия;
- решение вопросов технического и сервисного оснащения мероприятия;
- помощь в подготовке докладов и презентационных материалов руководителя;
- ведение протокола совещаний (ВАЖЕН ОПЫТ!).
-
Организация работы с документами в приемной руководителя:
- получение, предварительное рассмотрение поступающих в приемную руководителя документов;
- подготовка документов для рассмотрения руководителем;
- учет документов, поступающих на имя руководителя;
- составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов
(служебные письма, справки, докладные и служебные записки) по поручению руководителя.
-
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя:
- документальное оформление решений руководителя (протоколирование);
- доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя;
- координация деятельности по исполнению решений руководителя;
- контроль исполнения решений руководителя.
-
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:
- предоставление информации персональным водителям по распоряжению руководителя;
- организация поздравлений и приобретение подарков деловым партнерам руководителя и сотрудникам Компании;
- Организация внутренних корпоративных мероприятий (юбилейные даты Компании, итоги года, 8 Марта, 23 Февраля, Новый год). Участие в организации празднования Нового года для детей сотрудников.
- выполнение устных переговоров и деловой переписки на английском языке по поручению руководителя.
- выполнение прочих поручений в рамках деловой деятельности руководителя.
- Совмещение должности офис-менеджера Компании в период болезни или отпуска офис-менеджера
-
Дополнительные функции в соответствии с личными поручениями руководителя:
а. Помощь в организации досуга и отдыха руководителя и членов его семьи – бронирование отелей, транспорта, консьерж-услуг (трансфер, бизнес-авиация, лаунж-зоны, и т.п.) досуговых мероприятий, подача документов на получение виз в страны Европы для членов семьи;
б. Предоставление консультаций/советов в вопросах заказа и приобретения подарков для членов семьи, ближайшего окружения; приобретение подарков; ведение календаря важных событий членов семьи и ближайшего окружения;
в. Прочие распоряжения руководителя, связанные с необходимостью реализации бизнес функций руководителя.