от компании (организации): ООО HR-PROFI в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Ресепшен"
с заработной платой: от 156000 руб.
Вакансия № 26769858 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 23 октября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 26769858 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 13 ноября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 26769858 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
3–6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Личный помощник акционера
Наш клиент - многопрофильная международная инвестиционная группа в поиске личного помощника акционера!
Обязанности работника на вакансии: Личный помощник акционера
Административный Блок:
- Работа с почтой руководителя (умение ориентироваться, знать от кого и когда какие документы и письма приходили/ отправлялись, мониторить на ежедневной основе в режиме онлайн)
- Работа с документами и презентациями: поиск, правки и т.д.
- Деловая переписка (от имени приемной /имени руководителя)
- Прием/Встреча гостей
- Контроль и учет всех устных и письменных поручений руководителя (в т.ч. согласно протоколу совещаний).
- Учет поручений предполагает работу в системе Smartsheet
- Ежедневно: звонки/соединения
- Организация встреч и совещаний
- Организация видео и conf звонков: Bluу Jeans/ Skype/Facetime
- Организация участия в конференциях/выставках
- Контроль IT на предмет своевременной организации всех звонков и видео конференций/проверки оборудования и пр. связанных с этим действий
- Контроль IT сотрудников на предмет исполнения всех поручения руководителя
- Ведение календаря встреч руководителя в outlook, Ipad
- Ведение календаря встреч и задач приемной/секретариата
- Ведение журналов учета: звонки, письма (outlook в том числе), документы, журналы.
- Ежедневное Взаимодействие с личным персоналом ка организации рабочего дня руководителя
- Взаимодействие с УК по админ-хоз вопросам
- Доступ на телефоне и почте 24/7
Тревел:
- Организация поездок руководителя и личного персонала (от 2-5 чел), бизнес партнеров, иногда сотрудников (в среднем 2 раза в мес):
- Покупка авиабилетов (напрямую и без агентства)
- Бронирование отелей, в большинстве случаев - напрямую и без агентства (поиск/оценка, и формирование предложения, согласование)
- Контроль обеспечения мобильной связи и интернета в поездках для всех устройств руководителя
- Организация трансферов: водители, авто, багажный транспорт
- Организация туристических/развлекательных маршрутов: гиды, лодки, экскурсии, рестораны, концерты, кинотеатры
- Совместно с коллегами: 1-2 раза в год: организация круизов на дальние расстояние (собственная лодка).
- Самостоятельно (дистанционно) и с помощью ответственных сотрудников: проверка на доступность всех мест которые посещает руководитель – (по бизнесу и в личных целях: офисы, отели, транспорт, рестораны, лодки и т.д.)
- Организационная работа: контроль и взаимодействие и с сотрудниками обеспечивающими трезвел поддержку в офисе и на местах (в поездке) для руководителя.
- Ведение журнала/учет всех поездок руководителя
- Ведение базы данных с информацией о поездках, своевременное обновление и актуализация.
Личное/другое:
- Работа с базами контактов и визитками - в outlook/ехсel, в том числе вручную в телефонах (Vertu, Blackberry, Samsung, Ipad, Iphone)
- Осуществление онлайн заказов и покупок, в т.ч. на иностранных сайтах
- Ведение журнала покупок и заказов
- Работа с наличными/кредитной картой
- Учет наличных денег
- Ведение финансовой отчетности
- На ежедневной основе контролировать температуру, влажность воздуха, работу приборов/чистоту/порядок/рабочий стол в кабинете руководителя
Требования и
Условия труда для работника на вакансии: Личный помощник акционера
- Работа в три смены, с двумя секретарями
- Сменный график 1 через 2 дня (365 дней в году с учетом праздников и выходных)
- Режим работы в офисе с 10:00 до 00:00. Без выхода из офиса на обед и пр.
- В среднем: 10 рабочих дней в мес.
- Знания/умение ориентироваться в VIP тревел сервисе
- Исполнительность, четкость
- Быстрота работы (режим мультизадачности)
- Умение работать в условиях многозадачности
- Стрессоустойчивость
- Хорошие коммуникативные навыки
- Адекватность
- Английский язык
Откликнуться на эту вакансию: Личный помощник акционера
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 26769854 на должность Официант от компании Russian Wine Bar в городе (населенном пункте) Москва