Выполнение поручений Руководителя проектного офиса с возможностью заменить Руководителя на случай его отсутствия, полное владение информацией по проектам в части, касающейся Администрирования проектов (ведение до 6 строительных объектов одновременно):
- Ведение учета официальных проектных переписок (ведение электронных журналов переписки, редактура, написание и согласование писем, присвоение входящих/исходящих номеров, контроль наличия ответов);
- Ведение учета договоров с заказчиком и подрядчиками по проектам (ведение реестра договоров, хранение договоров в оригиналах и в электронном виде в папках по проектам, контроль за правильностью оформления договоров (наличия необходимых приложений, печатей и подписей));
- Взаимодействие с юридическими службами Заказчиков на предмет подписания Договоров подряда/доп. соглашений к ним, официального обмена оригиналами;
- Ведение учета проектной документации (в т.ч. обработка запросов на распечатку, передача по акту Заказчику, контроль за согласованием документации в соответствии с условиями договоров подряда, контроль за хранением экземпляров в офисе и на площадке, хранение в эл. папке по проекту);
- Распечатка, оформление подготавливаемых Заводом паспортов на выпускаемую продукцию (фасадные модули) по договорам поставок; хранение сканов паспортов по поставкам; официальная передача документов по поставке модулей Заказчикам (Счет, УПД, реестр модулей и черновой рамы, паспорта в оригиналах) и контроль за их подписанием и возвращения экземпляра в компанию обратно; взаимодействие с Заказчиком в случае возникновения вопросов по паспортам; взаимодействие с заводом на предмет сроков и корректности предоставления данных;
- Иной документооборот с Заказчиками (в т.ч. организация официального обмена оригиналами документов по запросу фин.отдела);
- Иное взаимодействие с Заказчиком (пересылка входящих запросов ответственным сотрудникам, контроль за их выполнением; самостоятельное решение части вопросов, входящих в круг обязанностей/знаний);
- Взаимодействие с финансовым отделом: оформление ежемесячных заявок на финансирование Заказчику, контроль за их подачей и предоставлением данных внутри компании;
- Иной документооборот внутри компании (организация получения первичных документов в бухгалтерию в оригиналах и эл. виде);
- Ведение протоколов совещаний, помощь руководству в части контроля выполнения поставленных задач в срок;
- Проектное архивирование, организация получения доступа к информации по проектам для ответственных заинтересованных сотрудников;
- Иные по поручению Руководителя проектного офиса.