от компании (организации): ООО Красный квадрат в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Закупки" → "Фармацевтика"
с заработной платой: по договоренности
Вакансия № 29876278 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 4 августа 2024 года.
Дата обновления вакансии № 29876278 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Пятница, 20 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 29876278 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
1–3 года
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Администратор проектного офиса
Офис-менеджмент
- Заказ и доставка необходимой канцелярии и воды;
- Сканирование (копирование), печать документов;
- Организация доставки курьером (по запросу);
- Организация совещаний (бронирование переговорок, ссылки на зум);
- Организация командировок (авиа, ж/д билеты, гостиницы);
- Оформление заявок на аренду фото оборудования (по запросу);
- Ведение календаря дней рождения сотрудников, напоминание о мероприятиях, событиях, организация мероприятий;
- Исполнение личных поручений руководителя и зама (по запросу).
Прием, адаптация новых сотрудников, организация работы штатных
- Сбор документов принимаемых в штат сотрудников;
- Оформление заявок на прием;
- Выдача личной учетной записи, инструктаж по работе с учеткой;
- Организация рабочих мест для новых сотрудников;
- Оформление пропусков, контроль срока истечения пропусков штатных сотрудников и своевременное оформление продления;
- Оформление отпусков, ведение календаря отпусков отдела;
- Помощь штатным сотрудникам с почтовым сервисом и хранилищем компании;
- Помощь штатным сотрудникам в любых кадровых вопросах;
- Вводный инструктаж по работе отдела (что, где находится, к кому обращаться, по каким вопросам).
Документооборот и административное сопровождение отдела
Документооборот
- Работа в системе 1С;
- Документооборот отдела на всех этапах работы: согласование, сопровождение договоров и доп. документации, заключение, подписание;
- Подготовка приложений и актов об оказании услуг на подпись контрагентам;
- Контроль всех внутренних процессов, связанных с документацией и оплатой услуг, имеющих отношение к производственному отделу; Выстраивание необходимых финансовых и логических процессов, подготовка необходимой документации;
- Ведение коммуникации по задачам и этапам рабочего процесса отдела с внутренними службами компании (кадры, финансы, бухгалтерия, закупки) и другими производственными отделами;
- Ведение реестра документации отдела а также архива по всем проектам: договора, приложения, акты и т.д., обновление информации по контрагентам (по необходимости);
- Обеспечение приема, учета, контроля исполнения и сохранность принимаемых документов;
- Подготовка отчетных документов для бухгалтерии и финансового отдела: итоговые договора (годовые, квартальные), сметы;
- Контроль результатов итоговых работ на соответствие творческим и техническим заданиям, помощь в подготовке отчетных закрывающих документов;
- Заполнение таблицы загрузки отдела (ежедневный вечерний отчет по задачам и часам), заполнение итоговой (годовой) отчетной таблицы по часам работы каждого сотрудника;
- Помощь заместителю руководителя в документационных и отчетных вопросах.
Авторские права, шрифты, лицензии
- Контроль соблюдения авторских прав в ходе работы отдела по каждому проекту;
- Консультирование команды по правовым и иным возникающим вопросам;
- Оформление лицензий (Shutterstock);
- Очистка прав на фото- и видео-материалы;
- Выкуп прав на использование шрифтов.
Оформление внешних сотрудников (самозанятые, физ. лица, ИП) и оплата услуг по договору
- Сбор и обработка информации по привлечению внешних сотрудников от ответственного менеджера, контроль получения результатов работ;
- Оформление: сбор документов (паспорт, справки), заведение заявки на договор, оформление договора, контроль подписания договора с обеих сторон, оформление актов/закрывающих документов и контроль их подписания;
- Контроль проведения оплаты а=внешним сотрудникам по договору.
Откликнуться на эту вакансию: Администратор проектного офиса
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 29876275 на должность Менеджер CRM от компании Fix Price. Офис в городе (населенном пункте) Москва