Вакансия № 31090482 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 28 августа 2024 года.
Дата обновления вакансии № 31090482 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Понедельник, 23 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 31090482 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Элитное агентство недвижимости City View уже более 5 лет реализующее недвижимость в самых лучших и престижных домах Москвы в поисках Бизнес-ассистента в офис.
- Ежедневно получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, подготавливает документы, требующие срочного рассмотрения, и передает их генеральному директору.
-
Придерживаться правил делового общения, норм служебного этикета, соблюдать служебную субординацию.
-
Выполняет распоряжения руководства.
- Ежедневно осуществляет прием входящих звонков по общему номеру, фиксирует полученную в ходе телефонных разговоров информацию и доводит ее содержание до сведения генерального директора.
- Организует проведение телефонных переговоров генерального директора.
-
По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует план и обеспечивает его выполнение.
-
Организует рабочие места для сотрудников, производит закупку канцелярских товаров и других расходных материалов, а также продуктов, необходимых для повседневной и комфортной работы офиса.
-
Ежемесячно проводит оценку технического состояния мебели, офисного и бытового оборудования, проводит инвентаризацию техники и мебели в офисе.
-
Предоставляет доступ новым сотрудникам в CRM-системе, рабочую почту, создает виртуальные визитки, предоставляет корпоративную мобильную связь, добавляет нового сотрудника в рабочие чаты, а также представляет нового сотрудника в рабочем чате с указанием его ФИО и добавлением фото, выдает карточки-пропуска.
-
Ведет личные дела сотрудников, заполняет трудовые книжки, соблюдает их сохранность.
-
Предоставляет новым сотрудникам чек-листы, ознакомляет их под роспись с регламентами компании, при необходимости выдает на руки копии.
-
Удаляет уволенных сотрудников из рабочих чатов, закрывает доступ к рабочей почте, чатам и CRM-системы, контролирует возврат корпоративной связи (мобильный телефон, sim-карта и др.)
-
Ведет контроль за днями рождения сотрудников, организует коллектив для поздравления, уведомляет руководство за день до предстоящего праздника.
-
Контролирует работу уборщика офисных помещений, следит за своевременной уборкой, проверяет качество выполненной работы, при выявлении некачественной уборки делает замечание сотруднику, ответственному за уборку и следит за устранением замечаний.
-
Подготавливает договора, путем указания в них реквизитов клиентов, (подрядчиков, заказчиков) и контролирует двустороннее подписание договоров.
-
Контролирует сохранность документов и правильность формирования дел.
-
Ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями отделов и сотрудников, информирует его о состоянии исполнения.
-
Осуществляет контроль оформления (полноту визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных сотрудниками генеральному директору.
-
Контролирует оплату всех счетов и ведет таблицу расходов.
-
По указанию генерального директора создает презентацию по объектам клиентов, выполняет отрисовку планировок.
-
Контролирует выгрузку объявлений на рекламные площадки, ведет контроль за аукционами Циан.
-
Заказывает баннеры, визитки и другие материалы, связанные с рекламой и объектов клиентов.
-
Еженедельно подготавливает информационные сводки о публикациях на различных площадках, связанных с направлениями деятельности.
-
Контролирует сдачу отчётов в Росфинмониторинг.
- При этом умеете сосредоточиться, внимательно прочитал текст вакансии и начнет сопроводительное письмо со слов: «Отличное начало»
-
По указанию генерального директора организует совещания и переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), обеспечивает оформление и хранение протоколов.
-
По указанию генерального директора организует zoom-конференции (регистрация на площадке, рассылка доступа, контроль за подключением и т.д.).
-
Организует покупку авиа и железнодорожных билетов, бронирует номера в гостиницах, контролирует размещение командированных, выписывает командировочные документы.
-
По указанию генерального директора организует встречу и прием гостей, предоставляя чай или кофе, в соответствии с их пожеланиями.
- По указанию генерального директора составляет сметы на проведение мероприятий.
- Выполняет другие личные поручения генерального директора.