Прием телефонных звонков, консультирование клиентов (по телефону и e-mail) по вопросам:
- о наличии и актуальности стандартов
- о порядке оформления, оплаты, выполнения, получения заказов
- о стоимости оригиналов (переводов) стандартов
- о возможности и условиях заказа переводов стандартов
- о формировании комплекта сопроводительной документации, о восстановлении ранее полученной документации и т.д.
- претензионного характера.
2. Прием и обработка заявок:
- отслеживание поступивших заказов по e-mail, прием заявок по факсу - регистрация заявки;
- определение наличия и расчет стоимости документации, оформление и отправка ответа заказчику;
- составление коммерческих предложений.
3. Заключение договоров:
- подготовка и согласование проектов договоров, заключение и сопровождение договоров;
- контроль сроков и качества исполнения договоров.
4. Выписка счетов и инвойсов.
- оформление в 1С счетов на оплату и инвойсов для иностранных заказчиков, и отправка (e-mail, факс, почта).
5. Формирование заказов:
- сбор информации о поступившей оплате по счетам и инвойсам;
- контроль остатков, задолженностей и предоплат;
- отслеживание поступления переводов и сроков выполнения заказов;
- формирование списка отгрузок;
- формирование комплектов бухгалтерской документации для передачи клиентам.
6. Ведение клиентской базы (Заказчики, Счета, Выписка): внесение информации обо всех клиентах, оформивших заказы, внесение информации о заказах, платежах и т.д.
7. Формирование заказа:
- комплектование, проставление «водяных знаков», отправка заказа по e-mail, запись заказа на диск, или распечатка, брошюровка, упаковка заказа на бумаге.
- упаковка бух.документов в конверт для отправки.
8. Ведение базы «Переводы НД»:
- присвоение переводам регистрационного номера, приведение текста файла в надлежащий вид, конвертация в PDF.
- наполнение базы текстами оригиналов и готовых переводов стандартов.