от компании (организации): ООО Интермост в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Управляющий офисом (Оffice manager)"
с заработной платой: от 55000 руб.
Вакансия № 3918236 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 18 сентября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 3918236 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Суббота, 28 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 3918236 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
3–6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Офис-менеджер
Обязанности офис-менеджера:
- Создание и корректировка формы трудового договора и ДС к нему
- Создание, корректировка и подписание с сотрудниками формы правил трудового распорядка
- Отслеживание очередности нумерации по личным номерам, номерам ТД, ДС, уровней оф.з/п и т.д.
- Заполнение трудового договора на каждого нового сотрудника
- Подготовка приказа о приеме на работу на каждого нового сотрудника
- Создание и корректировка должностных инструкций каждого сотрудника
- Заполнение трудовых книжек
- Создание и корректировка внутренней формы графика отпусков
- Создание и корректировка формы отслеживания отпусков
- Создание и согласование годового графика отпусков
- Отслеживание и уведомление сотрудников о предстоящих отпусках
- Создание и подписание с сотрудниками положения о коммерческой тайне
- Создание различных форм согласно трудовому кодексу РФ
- Создание и подписывание с сотрудниками положения об оплате труда
- Создание и подписание с сотрудниками 2 видов инструктажей на рабочем месте
- Создание и подписание с сотрудниками положения о персональных данных
- Создание и подписание с сотрудниками журнала регистрации ознакомления с локальными нормативными актами
- Создание и подписание с сотрудниками положения о системе управления охраной труда + ежегодный приказ с ознакомительным листом
- Создание форм для удобства сотрудников на все виды заявлений (отпуска, отгулы, тд)
- Заполнение и ведение журнала учета движения трудовых книжек
- Создание файла и отслеживание дней рождения сотрудников, утверждение формата подарков
- Отслеживание производственного календаря, формирование рассылок сотрудникам и, в случае необходимости, поставщикам по изменениям в реквизитах, при изменении в их реквизитах уведомлять нашу бухгалтерию и пдо
- Создание и подписание с сотрудниками программы по безопасным методам и приемам труда
- Организация командировок сотрудников: оформление командировочных удостоверений, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование отелей.
- Создание в реальности и на сервере папки с приказами и нумерацией для ведения учета приказов и протоколов
- Создание и подписывать с сотрудниками положения о системе управления охраной труда
- Создание приказов о назначении ответственных по внутренним распорядкам
- Создание и заполнение ежемесячных табелей учета рабочего времени
- Создание и подписание с сотрудниками правил техники безопасности
- Создание списка, покупка, заполнение и постоянное ведение журналов по охране труда, кадрам, пожарной безопасности, пто и обучениям
- Проведение полной процедуры по ежегодному обучение сотрудников по ОТ, ПБ и ЭБ, внутренний документооборот и отчет перед бухгалтерией с приказами по каждому
- Создание и ведение папки "управление" на сервере (постоянное заполнение кадровых и отчетных таблиц)
- Запрос, заключение договоров, ведение документации и взаимодействие с представителями организаций по повышению квалификации
- Постоянное изучение и поиск информации о системах внедрения, контроля, проверок, изменения, списках необходимых документов, необходимых сносках на законы и нормативные акты, разрешениях на допуск, обязательных и не обязательных требованиях в системах охраны труда, кадровых вопросах, пожарной безопасности, электробезопасности, сро и тд.
- Изучение информацию о необходимых огнетушителях, ведение книги учета проверок, заправок, замены + план эвакуации под нас, наклейки, значки, нумерация
- Составление и корректировка ежегодного списка мероприятий по ОТ, ПБ, ЭБ и кадрам
- Заполнение личных карточек Т-2 на каждого сотрудника и редактирование в ходе работы
- Создать и подписать с сотрудниками 2 вида противопожарных инструктажей
- Создание и внесение на хранение образец Акта Н-1 под нас (на случай проверки)
- Создать и ведение графиков проверки знаний по охране труда, по пожарной безопасности, срокам действия различных удостоверений, разрешительных и страховых документах
- Создание и ведение таблиц по отслеживанию окончания действия удостоверений, страховок, сро, договоров, разрешений, исо и т.д.
- Создание и ведение ежедневно папки с первичкой: подписывать, сканировать, взаимодействовать с бухгалтерией и отправлять оригиналы + сверки по итогам кварталов и по необходимости, закрытие года, запрос и отслеживание недостающих отчетных документов и т.д.)
- Заключение договора и ежемесячные сверки и отчеты в бухгалтерию по работе с курьерской службой
- Создание в реальности и ведение на сервере папки по работе с поставщиками
- Создание и ведение папки актов выполненных работ, работа с закрытыми договорами в реальности, на сервере и гугл диске
- Создание в реальности и ведение на сервере и гугл диске папки по работе с заказчиками и субподрядчиками, взаимодействие с бухгалтерией и представителями заказчика
- Подготовка конкурсной документации для участия в государственных закупках (ФЗ-44, ФЗ-223). Сбор пакетов тендерной документации (заполнение анкет и заявок на тендеры, корректировки, подписание, сканирование, взаимодействие с ответственными лицами со стороны заказчика
- Проведение полной процедуры по ежегодным камеральным проверкам на 2 СРО и 2 ИСО
- Заказ выписок из ЕГРЮЛ и СРО
- Сбор и получение банковской гарантии
- Сбор документов с субподрядов
- Сбор пакета документов, изучение и регистрация на электронной площадке сбербанка, электронная подпись, изучение по участию в торгах, подача на тендер через ЭП
- Сканирование текущих документов
- Личные поручения руководителей (визы, письма, справки, покупки, встреча курьеров, и т.д.)
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции – регистрация, сканирование, перераспределение внутри организации входящих документов по назначению, рассылка необходимых материалов, контроль документооборота, хранение, архивирование документации.
- Организация доставки документов адресату: работа с Почтой России, Pony Express, передача документации нарочным, по e-mail. Контроль доставки документации.
- Ведение протоколов собраний и совещаний
- Прием посетителей – клиентов, контрагентов, партнеров, контролирующих органов
- Организация обеспечения офиса канцтоварами, оборудованием, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса: оформление заказов, договоров поставки и прочих необходимых документов. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи. Отслеживание возникающих неполадок и поломок, своевременный вызов соответствующих специалистов.
- Наборные печати
- Оформление бумажных папок
- Вызов, заполнение накладных, отправка курьерских отправлений
- Написание жалоб, рекламаций по неудовлетворительной работе поставщиков, отслеживание корректного выполнения ими сроков и условий договора
Обязательные требования к кандидату
- Высшее образование;
- Опыт работы на похожей должности не менее двух лет;
- Владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству;
- Грамотная устная речь и навыки деловой переписки;
- Уверенный пользователь компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
- Знания порядка заключения договоров и ведения деловой документации;
- Знания законодательства об охране труда;
- Знание основ бухгалтерского учета и трудового законодательства;
- Навыки обращения с оргтехникой – компьютером, копиром, сканером и принтером.
Личные качества
- Коммуникабельность;
- Ответственность;
- Исполнительность;
- Оперативность;
- Стрессоустойчивость;
- Организаторские способности;
- Пунктуальность.
Откликнуться на эту вакансию: Офис-менеджер
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 3918234 на должность Младший менеджер сервисного центра от компании ООО Проджект Саппорт в городе (населенном пункте) Москва