Регистрация, прием и сортировка по департаментам входящей/исходящей корреспонденции;
Встреча и прием посетителей;
Организация деловых поездок, маршрутов и размещения гостей;
Взаимодействие с курьерскими службами (прием корреспонденции, подготовка и отправка документов);
Жизнеобеспечение офиса (канцелярские принадлежности, кофе, чай, вода, чистота в офисе и др.);
Оформление пропусков;
Координация работы клининговой и технической служб;
Подготовка приглашений для иностранных коллег, помощь в получении визы;
Заказ расходных материалов для склада, контроль оплаты и доставки;
Редактирование и подготовка проектов документов, подготовка презентаций, перевод;
Взаимодействие с поставщиками товаров и услуг: контроль за своевременным предоставлением первичных документов, а также за полным и качественным оказанием услуг;
Заказ билетов, гостиниц, такси новым сотрудникам и иностранным коллегам;
Помощь в подготовке мероприятий (sales meetings, обучения для клиентов в офисе компании, др. мероприятия);
Поиск информации по запросу;
Ведение реестра политик, перевод и редактирование документов (с англ. на русский и наоборот);
Политики (составление, согласование,перевод, рассылка, подписание у сотрудников)
Рассылка информационных писем сотрудникам компании;
Выполнение поручений генерального директора, заместителя генерального директора;
Подготовка авансовых отчетов генерального директора;
Помощь департаментам по запросу;
Запись, составление, расшифровка и распространение протоколов заседаний;
Консультирование коллег и старших руководителей по административным вопросам;
Ответственный за дни рождения;
Планирование встреч и мероприятий.
Решение проблемных вопросов с Билайн относительно корпоративной связи (полный объем, подключение новых сотрудников, координация работ и др.)
Нотариальное заверение документов
Добавление/удаление пользователей корпоративного такси
Подготовка доверенностей
Взаимодействие с кадровыми агентствами
АЛД Автомотив
Прием/передача менеджерам по продажам автомобилей, составление актов
Прием/передача менеджерам АЛД Автомотив автомобилей
Подготовка документов для аренды автомобиля
Организация перегонов автомобилей между городами
Подготовка доверенностей на управление корпоративным автомобилем
Оперативное решение проблем с топливными картами
Помощь сотрудникам при аварийной ситуации (подготовка документов, ускорение процесса решения вопроса)