от компании (организации): WayRay в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Управляющий офисом (Оffice manager)"
с заработной платой: по договоренности
Вакансия № 7711631 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 8 сентября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 7711631 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Понедельник, 23 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 7711631 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
более 6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Administrative Director/ Административный директор
Технологический стартап WayRay ищет в свою команду Административного директора!
Основные задачи:
Работа Административного директора предполагает организацию и контроль работы по направлениям, указанным ниже. Задачи распространяются на все локации компании (Швейцария, Китай и другие).
1. Руководство административным отделом
- формирование команды (участие в процессе найма, если в отделе появляются новые вакансии)
- выстраивание и контроль работы сотрудников отдела (офис-менеджеры, курьеры, водители, travel-поддержка, инженеры по эксплуатации, специалисты по охране труда)
- контроль удовлетворенности внутренних заказчиков работой отдела
- построение процессов, регулирующих работу отдела, и их формализация (написание инструкций для сотрудников отдела и внутренних заказчиков)
- проектирование и внедрение политик и процедур, регламентирующих деятельность административного отдела и его взаимодействие с другими отделами компании
2. Составление бюджета отдела, контроль его расходования
3. Административно-хозяйственные закупки
- контроль закупки мебели, бытовых, хозяйственных и канцелярских товаров, продуктов питания, лекарственных препаратов
- проведение переговоров с поставщиками на предмет оптимизации цен и прочих условий
4. Охрана труда
- контроль работы специалистов по охране труда
- участие в подготовке нормативных документов, организации обучения сотрудников, обязательных инструктажей, медицинских осмотров
- организация утилизации отходов
- взаимодействие с надзорными органами
5. Аренда офисных помещений
- подготовка требований к офисным помещениям
- поиск помещений, включая проведение переговоров, согласование условий аренды
- регулярное взаимодействие с арендодателями и их эксплуатационными службами
- контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных услуг
6. Эксплуатация зданий, находящихся в собственности/аренде
- организация и контроль проведения ремонтных работ
- организация рабочих мест (включая планирование рабочих мест в соответствии с планом найма); обработка заявок и пожеланий сотрудников, связанных с организацией рабочих мест и офисными пространствами
- контроль соблюдения требований охраны труда (уровень освещенности, шума и микроклимата в помещениях)
- участие в процессе внутреннего оформления офисов и прилегающих территорий
- контроль работы обслуживающих организаций (клининговые службы, ремонт, организация вывоза ТБО и прочее)
- проведение регулярных санитарных обработок
7. Организация переезда (смена офиса или открытие новых офисов, релокация сотрудников за рубеж)
- поиск подрядчиков
- контроль процесса и оптимизация сроков
- обеспечение непрерывности рабочего процесса сотрудников во время переезда
8. Travel-поддержка
- поддержка командировок сотрудников (бронирование билетов, автомобилей, отелей, трансферов; визовая поддержка, ведение бюджета на командировки; взаимодействие с компанией-провайдером travel-услуг)
- ведение базы данных сотрудников (контроль срок действия виз)
- расчет лимитов для покупки билетов, отелей и т.д.
- поддержка экспатов, находящихся в России
9. Секретарские услуги
- поддержка топ-менеджмента и руководителей компании по различным административным вопросам
- организация и ведение документооборота
- организация работы курьерской службы
- прием входящих телефонных звонков
- встреча, прием и организация встреч и досуга партнеров и гостей компании, приезжающих в командировки
- ведение календарей переговорных комнат
- подготовка авансовых отчетов
- участие в проведении инвентаризации
- корпоративная мобильная связь (выдача сим-карт, контроль оплаты счетов)
10. Транспортные услуги
- организация эксплуатации корпоративных автомобилей
- организация предоставления услуг корпоративного такси для сотрудников и гостей компании
11. Корпоративная культура
- Участие в организации корпоративных мероприятий
- Разработка и реализация предложений по улучшению условий труда в компании
Наш идеальный кандидат:
- Имеет опыт работы на аналогичной позиции от 5 лет и знаком со всеми задачами, перечисленными выше
- Свободно владеет английским языком (говорит и пишет на уровне не ниже upper-intermediate)
- Уверенный пользователь пакета Microsoft Office
- Умеет организовывать мероприятия различного характера «под ключ» в сжатые сроки — переезды, ремонт, корпоративы и прочее
- Коммуникабельный, ответственный, исполнительный и инициативный сотрудник, способный найти подход к любой задаче и любому человеку
- Готов к командировкам
- Умеет создать вокруг себя комфортную атмосферу и сделать офисное пространство таким же уютным, как дома
Откликнуться на эту вакансию: Administrative Director/ Административный директор
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 7711625 на должность Рентгенолаборант от компании Сеть клиник «Столица» в городе (населенном пункте) Москва