от компании (организации): ООО Проектная Компания Квант в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Делопроизводство"
с заработной платой: от 45000 руб.
Вакансия № 15840669 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Суббота, 31 августа 2024 года.
Дата обновления вакансии № 15840669 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Понедельник, 23 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 15840669 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
не требуется
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Секретарь-делопроизводитель
Основные обязанности:
- Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение.
- Организация получения корреспонденции по юридическому (почтовому) и фактическому адресам компании.
- Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, фиксирование оттиска печати): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем генерального директора и его заместителей, главного инженера, главного архитектора и руководителей отделов; отправление срочных писем.
- Ведение деловой переписки, обеспечивает рассылку необходимых материалов в компании и за ее пределами.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Ведет учет и выписывает накладные на отправляемую проектно-сметную документацию, доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (в т.ч. ВКС), проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. При необходимости своевременно делает электронную рассылку всем заинтересованным лицам.
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
- Отправляет исполненную документацию по адресатам.
- Подготавливает, регистрирует документальные материалы предприятия, законченные делопроизводством, ведет регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
- Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей питьевой воды и прочих расходных материалов.
- Осуществляет заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, поиск квартир в аренду для сотрудников, убывающих в командировку. Своевременно информирует об убывании сотрудников отдел кадров и отдел бухгалтерского учета и отчетности.
- По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
- Занимается организацией корпоративных мероприятий Компании, а за 10 рабочих дней до окончания года организует праздничное оформление офиса к Новому году.
- Организует корпоративную рассылку партнёрам Компании с поздравлениями на праздничные дни.
- Обеспечивает пропускной режим для руководства и сотрудников компании (в т.ч. используемого автотранспорта) на выездных совещаниях.
- Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
- Организует прием посетителей и гостей компании.
- Организовывает курьерские услуги (при необходимости).
- Осуществляет подготовку договоров подряда/субподряда по утвержденному шаблону.
- Осуществляет первичные действия по договорам подряда/ государственным контрактам (первичные рассылки Заказчикам информации по условиям контракта: о назначении ответственных лиц, СРО, учредительные и пр.)
- Своевременно производит замену, продлевает сроки действия электронных цифровых подписей.
- Осуществляет подготовку и отправку коммерческих предложений (новое строительство, реконструкцию, капитальный ремонт, инженерные изыскания, благоустройство) с оформлением приложений к ним.
Требования к работнику на вакансии: Секретарь-делопроизводитель
- знание стандартов делопроизводства;
- коммуникабельность;
- желание развиваться и совершенствоваться;
- усидчивость;
- способность работать в режиме многозадачности;
- стрессоустойчивость;
- аналитические способности;
- доброжелательность;
- не конфликтность;
- гибкость;
- ответственность;
- умение работать в команде;
- возможность сверхурочной работы, в случае сдачи проектов и в периоды крайней производственной необходимости;
- знание Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Acrobat, CRM (желательно);
- опрятность.
Условия
- рабочая неделя – 40 часов (необходима готовность к сверхурочной работе при возникновении таких случаев);
- график 5/2, с 9.00-18.00, не исключаем командировки, но пока это крайне маловероятно в связи с нахождением основных объектов в г.Москве;
- испытательный срок – 2-3мес., зарплата – по ТК РФ;
- ПРОХОЖДЕНИЕ СОБЕСЕДОВАНИЯ: 1. Заполнение анкеты и опросника. 2. Удаленное тестирования длительностью 2ч. (при необходимости) 3. Очное собеседование.
Откликнуться на эту вакансию: Секретарь-делопроизводитель
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 15840663 на должность Менеджер по документообороту в строительную организацию от компании ООО Приоритет Инжиниринг в городе (населенном пункте) Москва