Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники.
Прием документов и личных заявлений на подпись руководителя.
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение; проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
Организация проведения переговоров руководителя, фиксирование в его отсутствие полученной информации; прием информации по приемно-переговорным устройствам своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи.
Составление писем, запросов, другие документов, подготовка ответов авторам писем по поручению руководителя.
Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, ввод текущей информации в банк данных.
Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Требования к работнику на вакансии: Секретарь директора
Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Знание основ российского законодательства; организации делопроизводства; методы оформления и обработки документов; машинописи; правил пользования приемно-переговорными устройствами; стандартов унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правил составления деловых писем с использованием типовых форм; основ этики и эстетики; правил делового общения; основ организации труда и управления; правил эксплуатации организационной техники.
Личностные качества: внимательность, ответственность, организованность, профессиональная грамотность, коммуникабельность, пунктуальность, аккуратность, внимательность, высокая скорость обработки информации, умение работать в режиме многозадачности