от компании (организации): International Bank for Economic Co-operation / Международный банк экономического сотрудничества в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Делопроизводство"
с заработной платой: по договоренности
Вакансия № 21652210 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Понедельник, 9 сентября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 21652210 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 25 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 21652210 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
более 6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Начальник Отдела документооборота и секретариата Аппарата Правления
Должностные обязанности
- Организация и координация ведения общего документооборота Банка;
- Координация деятельности всех структурных подразделений Банка в сфере делопроизводства;
- Руководство Отделом и координация выполнения основных его функций (осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции; обеспечение хранения документов, систематизация и оптимизация поиска; организация и сопровождение работы архива Банка);
- Анализ действующей системы документооборота Банка, выявление потребностей внутренних заказчиков и оптимизация процессов документооборота Банка, снижение трудоемкости;
- Сопровождение новой версии СЭД (на базе SharePoint), оперативное управление данным проектом, организация работы с доработками системы;
- Контроль исполнительской дисциплины пользователей;
- Консультирование сотрудников Банка и оказание методической помощи структурными подразделениям Банка в части ведения делопроизводства, в том числе в системе СЭД;
- Организацию разработки и актуализации нормативных и методологических документов по вопросам, относящимся к компетенции Отдела;
- Организацию контроля исполнения поручений Правления Банка;
- Подготовку необходимой отчётности и статистики по делопроизводству и деятельности коллегиальных органов Банка;
- Реализация интеграции СЭД с другими IT системами Банка;
- Осуществление технического обеспечения проведения заседаний Правления, Совета, заседаний Рабочих групп, совещаний и др. в части документооборота.
Ключевые требования
- Опыт руководства направлением документооборота (опыт работы в банковских и финансовых организациях является преимуществом), включая опыт управления сотрудниками в непосредственном подчинении;
- Знание методологий управления документами;
- Знание на экспертном уровне (достаточном для целей настройки и внедрения) любой СЭД;
- Опыт руководства проектами по внедрению систем электронного документооборота, успешный опыт внедрения СЭД;
- Навыки написания инструкций и проведения эффективных обучающих тренингов по использованию СЭД;
- Знание основ и методик проектного управления;
- Системное мышление, способность улучшать и оптимизировать существующий процесс, умение системно выполнять задачи в соответствии с утвержденным процессом;
- Внимательность и скрупулёзность в работе с документами, развитые навыки вычитки текстов, письма и изложения;
- Обязательное знание грамматики и стилистики русского языка, лексических, грамматических, композиционных правил деловой переписки и подготовки управленческих документов; правил написания терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений;
- Навыки ведения официальной и рабочей переписки на русском и английском языках;
- Развитые навыки делового общения, грамотная речь (устная и письменная) на русском и английском языках;
- Личные качества: внимательность, работоспособность, коммуникабельность, инициативность, умение общаться с людьми, стрессоустойчивость, навыки по урегулированию конфликтов;
- Развитые управленческие компетенции: постановка целей и задач, контроль выполнения, мотивация и развитие команды, навыки делегирования и принятия самостоятельных управленческих решений, управление изменениями;
- Желание развиваться, много работать и решать интересные задачи.
Критерии для отбора
- Высшее образование (любая специальность, предполагающая хорошую системную базу, или образование в области документационного обеспечения, документоведения/IT);
- Преимуществом является сертификация по проектному менеджменту;
- Опыт работы не менее 5 лет в области обеспечения документооборота, из них не менее 2 лет в руководящей позиции;
- Русский язык – уровень С2;
- Английский язык – уровень В1-В2;
- Грамотный пользователь ПК, знание основных офисных приложений, знание систем электронного документооборота, способность быстро освоить на уровне администратора/технолога используемые в Банке системы и платформы, относящиеся к компетенции Отдела.
Откликнуться на эту вакансию: Начальник Отдела документооборота и секретариата Аппарата Правления
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 21652207 на должность Специалист канцелярии/документовед от компании ГУП Большой Московский государственный цирк на проспекте Вернадского в городе (населенном пункте) Москва