от компании (организации): Brack Capital Russia в городе (населённом пункте): Люберцы, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Архивист"
с заработной платой: до 68966 руб.
Вакансия № 27206870 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 13 октября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 27206870 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Понедельник, 11 ноября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 27206870 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
3–6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Старший офис-менеджер
Обязанности работника на вакансии: Старший офис-менеджер
- Обеспечивает ежедневную поддержку работу офиса.
- Ведет прием входящих звонков и их перевод на сотрудников офиса управления или передачу сообщений в случае отсутствия сотрудников на рабочем месте. Принимает входящие звонки от посетителей, сообщает посетителям актуальные контактные телефоны торговых помещений и режим их работы, информирует по наличию сервисов, пулу арендаторов и текущим рекламным акциям торгового центра.
- Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
- По поручению Исполнительного директора и Директора по эксплуатации готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности торгово-досугового комплекса.
- Готовит совещания и заседания, проводимые руководством (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Подготавливает и передает в отдел контроля и обеспечения порядка полный список сотрудников офиса, авторизованных на право подписи разрешений для ведения работ арендаторами и подрядными организациями торгового центра, с указанием должности и образцов подписей ответственных сотрудников. Коррекция по мере обновления.
- Планирует, организует и координирует офисные поставки, ведет учет полученных канцтоваров и расходных материалов. Контролирует и ведет учет замены фильтров или поставок бутилированной воды для кулера. Готовит и передает в головной офис сопроводительные и закрывающие документы по поставкам.
- Контролирует поддержание работоспособности офисного оборудования (принтеры, сканеры), проведение его планового обслуживания, ремонтов и предоставление замещающего оборудования на время проведения капитальных ремонтов.
- Координирует курьерские доставки и работу курьера, если применимо.
- Разрабатывает регламент приема, получения, передачи и хранения почтовых отправлений – устанавливает периодичность выемки или получения в ближайшем почтовом отделении входящей корреспонденции и способы дальнейшей передачи корреспонденции, адресованной арендаторам.
- Контролирует актуальность оформления Уголка для арендаторов и наличие достаточного запаса бланков заявок, прочих бланков для оперативной ежедневной работы. Готовит единые реестры для адресной рассылки уведомлений арендаторам.
- Разрабатывает и внедряет бланки описей для отправления корреспонденции в офис.
- Поддерживает взаимодействие с отделом по работе с персоналом и бухгалтерией, контролирует прохождение и возврат переданных на согласование документов.
- Взаимодействует с другими сотрудниками офиса управления, участвуя в организации хранения архивов проектной, инженерно-технической, финансовой документации на бумажных носителях.
- Сканирует оригиналы поданных арендаторами заявок, сохраняет сканированные копии на сервере, делает копии разрешений для Отдела контроля и обеспечения порядка. Обеспечивает постоянное наличие достаточного запаса бланков разрешений в кармашках Уголка арендатора.
- Ведет реестр договоров аренды и по эксплуатации (сканирование, сохранение в СЭД, составление описей и передача оригиналов в бухгалтерию).
- Работает со счетами: сбор счетов у ответственных лиц, подписание их у руководства, занесение в реестр, сканирование и отправка счетов в бухгалтерию.
Требования к работнику на вакансии: Старший офис-менеджер
- Знание делопроизводства, архивного дела и документооборота.
- Умение грамотно составлять официальные письма, приказы и иные нормативно-распорядительные документы.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Опыт работы офис-менеджером или делопроизводителем от 3 лет.
Условия труда для работника на вакансии: Старший офис-менеджер
- Оформление полностью в соответствии с ТК РФ.
- Белая заработная плата.
- График работы с 9.00 до 18.00.
- 50% компенсация ДМС.
- Офис располагается в зоне Администрация ТЦ "Выходной"
Откликнуться на эту вакансию: Старший офис-менеджер
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 27206867 на должность Специалист делопроизводства (судебная работа) от компании ООО Единый Правовой Центр в городе (населенном пункте) Москва