от компании (организации): БИГ в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Секретарь"
с заработной платой: по договоренности
Вакансия № 9447615 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Пятница, 16 августа 2024 года.
Дата обновления вакансии № 9447615 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 22 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 9447615 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
3–6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Руководитель секретариата
Обязанности работника на вакансии: Руководитель секретариата
- Бизнес блок: Организация встреч и переговоров, протоколирование и контроль выполнения поручений, выполнение отдельных поручений руководства, деловая переписка, подготовка проектов документов и презентаций, информационная и аналитическая поддержка руководства (подготовка справок, инф. материалов, поиск и анализ информации).Контроль исполнения бюджета Административного департамента (клининг, тревел, связь, закупки общехозяйственных ТМЦ (канцтовары, вода, продукты, хозматериалы), почтово-транспортные расходы, аренда офиса).
- Административный блок: Организация делопроизводства и полноценного использования системы электронного документооборота (на базе 1С Документооборот) для регистрации и хранения входящей и исходящей документации, согласования внутренней документации. Подготовка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения). Ведение электронного документооборота договоров и формирование заявок на оплату в 1С Документооборот в рамках своей зоны ответственности. Управление договорами административной поддержки (клининг, тревел, связь, почтово-транспортные услуги, закупка ТМЦ и тд) в части соблюдения условий и сроков оплаты, предоставления закрывающих документов; контроль качества оказываемых услуг, анализ и необходимая корректировка условий работы, мониторинг рынка товаров и услуг для офиса, поиск способов оптимизации расходов. Составление планов работы и отчетов по текущей деятельности.
- Блок АХО: Обеспечение жизнедеятельности компании (в части закупок ТМЦ и расходных материалов - мебели, канцтоваров, бытовой химии, продуктов питания и пр.) контроль их рационального расходования. Контроль за надлежащим состоянием офиса, управление договором клининга, организация и контроль за осуществлением почтовых и грузовых отправок. Взаимодействие с Управляющей компанией здания. Проведение инвентаризаций офисного имущества, мебели и общехозяйственных ТМЦ; контроль за перемещением и выбытием имущества в зоне своей ответственности.
Требования к работнику на вакансии: Руководитель секретариата
- Высшее образование;
- Опыт работы не менее 5 лет в должности бизнес-ассистент/офис-менеджер/помощник руководителя/административный менеджер в сфере документооборота;
- Знание 1С, 1С Документооборот;
- Английский язык - разговорный;
- Профессиональные навыки: знание норм и правил делопроизводства и документооборота (ГОСТ), опыт ведения деловой переписки, навыки работы в 1С СЭД, навыки бюджетирования (составление и контроль бюджета расходов, оптимизация), практический опыт организации командировок и оптимизации тревел-расходов, навыки протоколирования и контроля исполнения поручений, знания и навыки организации процесса закупок для нужд офиса, грамотная устная и письменная речь, практические навыки тайм-менеджмента, навык подготовки организационно-распорядительной и внутренней нормативной документации;
-
Личностные качества: высокий уровень ответственности, многозадачность, внимательность к мелочам, здоровый перфекционизм, системность в работе, умение выстраивать коммуникации с разными людьми, гибкость и дипломатичность, желание и умение доводить все дела до успешного конца, четкость в выполнении поручений по срокам и содержанию, стрессоустойчивость, аккуратность, пунктуальность, настойчивость, быстрая обучаемость и желание развиваться, организаторские способности.
Условия труда для работника на вакансии: Руководитель секретариата
- Оформление по ТК РФ;
- Уровень з/п обсуждаем с успешным кандидатом;
- Испытательный срок 3 месяца;
- Офис м. Фили, ул. Береговой проезд;
- График работы на выбор пн.-пт. с 8-30 до 17-00 или с 9-00 до 17-30.
Откликнуться на эту вакансию: Руководитель секретариата
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 9447609 на должность Секретарь офиса от компании MR Group, группа компаний в городе (населенном пункте) Москва