от компании (организации): Фонд Вольное дело в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Административный персонал" → "Персональный ассистент"
с заработной платой: от 80000 до 80000 руб.
Вакансия № 16121779 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 18 сентября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 16121779 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Воскресенье, 22 сентября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 16121779 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
3–6 лет
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Офис-менеджер / Бизнес-ассистент
Вакансия: Офис-менеджер Фонда Вольное Дело
Основные задачи позиции: обеспечить административно-хозяйственную поддержку Фонду (количество сотрудников в компании – 45) и руководству Фонда.
Причина возникновения позиции - продвижение существующего сотрудника.
Кого мы ищем: активного, динамичного и эффективного сотрудника, которому нравится иметь дело с административными задачами, и быть, буквально, в центре жизни одной из крупнейших российских организаций, работающих в сфере благотворительности.
Если вы узнали в описании себя, будем рады рассмотреть ваше резюме. Сопроводительное письмо с описанием мотивации, почему вы хотите присоединиться к нашей команде, приветствуется!
Обязанности*:
*- описание обязанностей составлено крайне подробно и отражает абсолютно все, с чем сталкивается наш офис-менеджер в работе (даже самые малейшие задачи и задачи, которые возникают не на каждодневной основе), но при этом работа вся систематизирована, отлажена, автоматизирована, поэтому общий объём абсолютно стандартен для подобной административной позиции. Мы не хотели напугать кандидатов, а наоборот, помочь составить полную картину того, с чем реально придётся иметь дело.
Административная-хозяйственная работа:
- прием и распределение входящих и исходящих телефонных звонков;
- прием и распределение, регистрация входящей/исходящей корреспонденции, доверенностей;
- организация деловых поездок сотрудников: бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц в соответствии с Политикой по командированию Фонда;
- заказ канцелярских товаров, расходных материалов и других принадлежностей для офиса и к мероприятиям Фонда;
- размещение заявок в диспетчерскую Арендодателя по обслуживанию офиса – замена лампочек, проблемы с розетками, электричеством, перестановка мебели и т.п.;
- оформление и ведение договоров АХО (аренда, обслуживание офиса и офисной техники, ИТ сопровождение, связь);
- размещение заявок на согласование договоров и заявок на платеж в системе 1С Бит Финанс;
- закупка офисного оборудования и ПО;
- оформление и контроль исполнения заявок на организацию новых рабочих мест для сотрудников и обслуживание существующих: создание учетных записей, удаленного доступа, настройка почты на всех устройствах, размещение заявок в ИТ для устранения по просьбе сотрудников;
- бюджетная кампания: рассылка и сбор форм для подготовки бюджета по программам Фонда, оформление бюджетных документов (презентации по отчету за предыдущий год и бюджету на будущий год), запрос и подготовка факта затрат по АХО бюджету и составление проекта бюджета АХО;
- сбор и консолидация бюджета по программам Фонда – подготовка презентации, подготовка документов по бюджету;
- Сбор информации о статусе выполнения проектов и подготовка ежемесячных отчётов по выполнению программ Фонда;
- организация и контроль расходов по мобильной связи сотрудников;
- обслуживание орг. техники – заказ раздаточных материалов, проведение своевременной диагностики принтеров, оформление заявок на ремонт;
- выполнение других распоряжений руководителя, связанных с организационной и административной поддержкой сотрудников компании;
- Регистрация, хранение и рассылка внутренней распорядительной документации, а также доведение их содержания до сведения сотрудников Фонда;
- Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя организации;
- Организация работы водителя-экспедитора;
- Организация приёма посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
- Контроль за сохранностью материальных ценностей;
- Ведение телефонного справочника Фонда;
- Выполнение иных поручений Генерального директора и непосредственного руководителя, соответствующих занимаемой должности.
Административная поддержка Генерального директора и Заместителя генерального директора:
- планирование и организация встреч/звонков;
- подготовка заседаний и совещаний, проводимых Генеральным директором и (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
- организация селекторов по программам Фонда, ведение протокола данных звонков;
- обеспечение трэвел-поддержки руководителя;
- выполнение непосредственных поручений по мере поступления.
Кадровое делопроизводство:
- формирование личных дел сотрудников, файлинг, подготовка справок и копий трудовых книжек, подготовка информации для сотрудников по запросам;
- оформление карточки физического лица в базе 1С ЗУП;
- своевременное оформление приема, перевода, увольнения работников: подготовка необходимых документов, заполнение трудовых книжек;
- составление и контроль соблюдения графика отпусков; своевременное оформление отпусков сотрудников;
- составление и оформление приказов на командирование;
- заключение договора ДМС.
Требования к работнику на вакансии: Офис-менеджер / Бизнес-ассистент
- Наличие практического опыта (с аналогичными обязанностями) не менее 3-х лет;
- Оконченное высшее образование;
- Знание основ и методов проектного управления;
- Знание основ кадрового делопроизводства;
- Знание порядка разработки договоров, соглашений, контрактов;
- Знание порядка ведения деловой документации;
- Знание делопроизводства и документооборота;
- Знание первичных бухгалтерских документов;
- Наличие специальной подготовки (курсы по организации и ведению внутреннего документооборота компании, курсы секретаря/ личного ассистента и другие) - преимущество;
- Грамотная речь (устная и письменная);
- Умение работать в режиме многозадачности и ограниченного времени;
- Собранность, коммуникабельность, самоорганизация;
- Ответственность и дисциплинированность;
- Дипломатичность, стрессоустойчивость, исполнительность, ответственность
- Знание этикета делового общения.
Условия труда для работника на вакансии: Офис-менеджер / Бизнес-ассистент
???????
- График работы 5\2 с 9:00 до 18:00
- Официальное трудоустройство, белая зарплата (уровень зарплаты обсуждаем, в объявлении указан ориентир), ДМС
- Место работы - метро Парк победы (Кутузовский проспект)
Откликнуться на эту вакансию: Офис-менеджер / Бизнес-ассистент
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 16121767 на должность Руководитель службы охраны труда и экологической безопасности (срочный трудовой договор) от компании АО ГВСУ Центр, Холдинговая компания в городе (населенном пункте) Москва