Основные обязанности:
- контроль за состоянием помещений, уже сданных в аренду: координация действий по решению хозяйственных вопросов по помещениям, контроль за приборами учета воды и электроэнергии (в т.ч. передача показаний в контролирующие организации)
- при осуществлении ремонта в помещениях: взаимодействие с рабочими, поиск информации по необходимым закупкам оборудования и стройматериалов, в случае необходимости –логистика.
- в период поиска клиентов для сдачи в аренду помещений: предоставление информации по помещению потенциальным арендаторам и агентам (телефон, электронная почта, личные встречи (показ помещений), размещение рекламы и т.д.;
- организация встреч и переговоров в офисе;
- контроль и координация работы обслуживающего персонала: уборщицы, рабочих, т.д.
- контроль за поддержанием в рабочем состоянии технических коммуникаций помещений: сетей водоснабжения, электроэнергии, лифта.
- взаимодействие с гос.структурами: ДГИгМ, МЖИ, МосгорБТИ, МФЦ, Управой, Префектурой, Мэрией, районными ГКУ ИС и ГБУ "Жилищник": переписка, подготовка запрашиваемых документов, отчетов.
- взаимодействие с арендаторами: подготовка и предоставление договоров, дополнительных соглашений, текущих бухгалтерских документов
- участие в подготовке к судебным заседаниям, получение/сдача судебных документов;
- взаимодействие с юристом, нотариусом
- подготовка и проведение собраний собственников помещений, формирование сопутствующих документов
- делопроизводство: регистрация вход./исход. документов, хранение документов и т.д.
- отдельные поручения руководства: решение вопросов и выполнение поручений, поставленных руководителем, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов
- хозяйственные поручения: приобретение канцелярских принадлежностей, хозяйственных товаров, кофе, чая и прочих товаров для поддержания работы офиса.
Бухгалтерия и финансы
- ведение бухгалтерского учета при упрощенной системе налогообложения организаций, упрощенной и патентной системе налогообложения ИП, работа в 1С, сдача всех видов отчетности.
- ведение расчетных счетов, банк клиент On-line, взаимодействие с Банком, открытие/закрытие счета, продление полномочий руководителя, смена карточки с образцами подписей, получение выписок со счета, справок и т.д.
-учет движения денежных средств, ведение таблиц в Excel (приход/расход)
- осуществление текущих хозяйственных и коммунальных платежей (счета от контрагентов, оплата жку, телефонной и интернет связи, электроэнергии и пр.)
- взаимодействие с налоговой инспекцией по вопросам налогообложения, работа в личном кабинете налогоплательщика;
- подготовка и предоставление контрагентам текущей бухгалтерской документации: счетов, актов, актов сверки и пр.