от компании (организации): АО АС РУС МЕДИА в городе (населённом пункте): Москва, Россия
в отрасли экономики "Бухгалтерия, управленческий учет, финансы" → "ACCA"
с заработной платой: от 60000 до 70000 руб.
Вакансия № 28478656 добавлена в базу данных сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Четверг, 17 октября 2024 года.
Дата обновления вакансии № 28478656 на сайте Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье): Среда, 13 ноября 2024 года.
Обращаем Ваше внимание, что на момент обращения к работодателю вакансия № 28478656 может быть уже занята. Администрация сайта Работа в Москве и Московской области (МО, Подмосковье) приносит извинения за доставленные неудобства.
Требования к опыту работы:
1–3 года
Тип занятости:
полная занятость
График работы:
полный день
Дополнительные сведения о вакансии: Архивариус
Forbes Russia открывает вакансию Архивариус
Обязанности работника на вакансии: Архивариус
1. Текущая работа с договорами
Хранение и архивация договоров осуществляется на основании внутреннего "Положения о порядке согласования, подписания и хранения договоров".
Архивирование договоров является завершающим этапом данного порядка и подразумевает следующее:
- архивариус принимает оригиналы согласованных и подписанных договоров от ассистентов структурных подразделений компании и проверяет, что:
- оригинал договора содержит подписи сторон договора и печати (если применимо);
- к оригиналу договора приложен лист согласования из 1С Документооборот, штрихкод на листе согласования соответствует штрихкоду в договоре;
- под имеющийся у архивариуса оригинал договора у архивиста есть задача к исполнению в 1С Документооборот;
- оригинальный договор предоставлен в полном комплекте (содержит все страницы и приложения, упомянутые в его тексте) и надлежащем виде;
- оригинальный договор соответствует скан-копии в карточке договора 1С Документооборот;
- скан-копия договора в карточке договора 1С Документооборот сделана корректным образом (отсканирована финальная подписанная версия документа, все страницы отсканированы в полном объеме, четко и читаемо);
- подписант договора со стороны компании соответствует подписанту договора в карточке 1С документооборот;
- по окончании данной проверки архивариус отмечает в карточке договора 1С Документооборот количество страниц в принятом документе, а также номер архивной папки/дела, в которой будет храниться оригинал документа, подшивает оригинал документа в архив, сохраняет скан-копию договора в электронный архив на сервере, после чего нажимает в 1С Документооборот кнопку «Исполнено».
- если у архивариуса есть задачи к исполнению в 1С Документооборот, по которым не были предоставлены оригиналы, архивариус обращается к инициаторам данных договоров с требованием предоставить оригиналы договоров.
- архивариус контролирует использование архивных документов и осуществляет выдачу оригиналов по запросу: выдача оригинала договора для использования в служебных целях осуществляется на основании электронной служебной записки с указанием цели и срока возврата оригинала
- архивариус осуществляет оперативный подбор нужных документов в оригинале/скан-копии по запросу
- коммуникация с контрагентами, участие в отправке корреспонденции
2. Восстановление архива
Необходимо провести инвентаризацию всех имеющихся в компании договоров, в том числе:
- рассортировать договоры по срокам
- составить опись всех имеющихся экземпляров
- распределить документы по папкам, оформить обложки
- расставить папки по выбранному принципу (по подразделениям/алфавиту/годам и тд)
- соотнести оригиналы документов с электронным архивом: определить, каких оригиналов нет в архиве и каких скан-копий из архива нет в оригинале
- определить срок годности имеющихся документов
- подготовка документов для сдачи в архив на внешнее хранение, обеспечение дальнейшего удобного поиска документации (при необходимости)
3. Процедура/регламент хранения/учёта документов
Участвовать в разработке и усовершенствовании процедуры/регламента хранения/учёта договоров, а также иных документов компании подлежащих архивированию и хранению, которая бы содержала информацию про:
- виды документов, подлежащих хранению
- порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов
- сроки хранения
- ответственных за хранение документов
- порядок выдачи хранящихся документов
- меры, обеспечивающие конфиденциальность сведений хранящихся документов
4. Ассистирование в работе с документами по должной осмотрительности (ДО):
- сбор, проверка наличия, комплектности и актуальности документов контрагентов в рамках должной осмотрительности;
- ведение реестра документации по ДО;
- формирование папок с документами по ДО в бумажном и электронном виде (сканирование, наименование, размещение в эл.файлинге);
- формирование комплектов документации по ДО компании (копирование, заверение, прошивка) по запросам контрагентов.
5. Прочее:
- Сканирование и архивирование закрывающих первичных документов, авансовых отчетов и договоров ГПХ;
- Ведение реестра договоров в Обществе.
Требования к работнику на вакансии: Архивариус
- Высшее образование;
- Опыт работы архивариусом/архивистом от 3 лет;
- Уверенный пользователь MS Office;
- Опыт работы с СЭД;
- Скрупулезное отношение к документам;
- Активность, внимательность, аккуратность, высокая степень ответственности, стрессоустойчивость;
- Любовь к порядку.
Условия труда для работника на вакансии: Архивариус
- Оформление по договору гражданско-правового характера;
- График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00 или 09.00 до 18.00 (офис);
- Офис: м. Ул. 1905 года, 2-я Звенигородская улица;
- Заработная плата обсуждается по итогам собеседования.
Откликнуться на эту вакансию: Архивариус
Предыдущая вакансия:
Вакансия № 28478646 на должность Помощник/Помощница швеи в швейных цех (разнорабочий - ручница) от компании JCat.ru в городе (населенном пункте) Москва